Meldprotocol en klachtenprocedure
Meldprotocol
Van alle leden wordt verwacht dat zij actie ondernemen als zij grensoverschrijdend gedrag en/of ongewenste omgangsvormen signaleren (meldplicht). Dit protocol biedt bescherming aan de melder, aan het slachtoffer en aan degene die het grensoverschrijdend gedrag of ongewenste omgangsvorm heeft vertoond (pleger). Het protocol geeft ook een verplichting, namelijk te handelen op de vastgelegde manier. Een klachtenprocedure kan in werking worden gezet na een melding van grensoverschrijdend gedrag en/of ongewenste omgangsvorm. Naast een meldplicht heeft eenieder ook een voorlopige zwijgplicht ten opzichte van derden.
Meldprotocol stappen
STAP 1 Melder(s), slachtoffer(s) en pleger(s) bespreken het ongewenste gedrag.
STAP 2 Indien gewenst kan elk van de betrokkenen het ongewenste gedrag bespreken met een vertrouwenscontactpersoon van de vereniging. Dit kan via email op vcp@abc-volleybal.nl of persoonlijk met Lois van Adrighem of Maurice Joosten.
STAP 3 De vertrouwenscontactpersoon adviseert en ondersteunt primair de melder(s) en/of slachtoffer(s) en schakelt indien nodig het bestuur en/of andere (externe) ondersteuning in. Afhankelijk van de ernst van het ongewenste gedrag kan de vertrouwenscontactpersoon slachtoffer(s) en melder(s) adviseren een klachtenprocedure te starten en daarbij desgewenst ondersteunen.
STAP 4 De vertrouwenscontactpersoon adviseert het bestuur of een vervolgactie nodig is, zoals het op non-actief zetten, schorsen of royeren van de pleger(s). Uiteindelijk neemt het bestuur een besluit.
NB: Als het een klacht is die de vertrouwenspersoon of bestuurslid betreft, dan zal deze persoon vanwege potentieel belangenverstrengeling onthouden worden van informatie en diegenes rol vervalt of wordt tijdelijk door een ander aangewezen persoon overgenomen.
Klachtenprocedure
Ieder lid, cursist, staflid of vrijwilliger die onvrede ondervindt van een bepaalde situatie, die het gevolg is van het handelen van een persoon die direct betrokken is bij de vereniging, kan de klachtenprocedure starten. De procedure bestaat uit 3 onderdelen: de ontvangst, de behandeling en het besluit.
Ontvangst
Een klacht kan schriftelijk ingediend worden bij de vertrouwenscontactpersonen van de vereniging via vcp@abc-volleybal.nl en bevat een gedetailleerde omschrijving van de situatie waarover onvrede is. Ook moet worden omschreven wat de melder zelf heeft gedaan aan de situatie om de onvrede op te lossen. Als laatste moet een beschrijving gegeven worden van de gewenste situatie.
Behandeling
De klacht wordt door minstens één van de vertrouwenscontactpersoon in samenspraak met het bestuur in behandeling genomen. De melder wordt (respectievelijk de melders worden) binnen een week geïnformeerd welke personen zijn belast met het afhandelen van de klacht. De klacht wordt door middel van hoor en wederhoor besproken. Als het nodig is worden ook externen of derden gesproken. Alle betrokkenen worden minimaal één keer gesproken. Het staat een betrokkene vrij om zich bij te laten staan door een (externe) derde. De vertrouwenscontactpersoon en het bestuur laten zich, waar nodig, bijstaan door Meldpunt van het Centrum Veilige Sport Nederland.
Besluit
Uiterlijk twee weken na het laatste hoorgesprek wordt door het bestuur een besluit genomen. Hierbij wordt het besluit gemotiveerd en binnen de vereniging kenbaar gemaakt. Als het besluit een te nemen maatregel bevat, dan wordt deze zo snel als mogelijk in gang gezet. De melder(s) ontvangen schriftelijk (via email) bericht over het besluit en kennisgeving dat de klacht is afgehandeld. Is de melder het niet eens met de uitkomst van de procedure dan kan daarover een nieuwe klacht worden ingediend.
